Phương pháp Quản trị hiệu quả hoạt động “Làm việc từ xa” – WORK FORM HOME
Bài viết tổng hợp góc nhìn từ Workshop WORK FORM HOME do câu lạc bộ CHUDOSO – câu lạc bộ chuyển đổi số Việt Nam thực hiện. Câu lạc bộ CHUDOSO được thành lập vào tháng 2/2020 với sứ mệnh tạo ra một nền tảng mạnh mẽ nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp SME Việt Nam trong quá trình chuyển đổi số. Trong đó Thanhs là thành viên sáng lập với vai trò Tổ chức tư vấn chiến lược DN theo hướng chuyển đổi số.
4 diễn giả là các doanh nghiệp đã vận hành tốt hoạt động Work-from-home: Mr Hùng Đinh (Đinh Viết Hùng) – Founder & CEO JoomlArt & DesignBold; Mr Trần Anh Dũng – Founder & CEO MOG; Mr Nguyễn Minh Quý – Founder & CEO Novaon; Mr Phạm Kim Hùng – Founder & CEO Base.vn
Các yếu tố giúp WORK FORM HOME hiệu quả
- Xác định sự phù hợp
Không phải mô hình nào cũng phù hợp để làm việc từ xa, đặc biệt là mô hình công ty sản xuất; không phải người lao động nào cũng phù hợp để làm việc từ xa. Điều quan trọng là công ty xem xét mức độ phù hợp cho công ty mình và Work Form Home đến cấp độ nào và bộ phận nào phù hợp để chuyển đổi nhất
Ví dụ theo chia sẻ của Mr. Quý, Founder & CEO Novaon, Novaon đến thời điểm bắt đầu giãn cách xã hộị đã triển khai với 70% nhân sự trong khoảng thời gian vài tuần trở lại đây.
Trong trường hợp này, lời khuyên của Mr. Hùng Đinh, Founder & CEO DesignBold cho các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là chủ các mô hình nhà máy sản xuất nên bỏ qua yếu tố offline hay online, mà tập trung đến quy trình, vận hành, output là gì? Dựa trên quy trình và output, bạn có thể lựa chọn việc bộ phần nào có thể làm việc từ xa, bộ phận nào bắt buộc phải đến công ty.
Tất nhiên việc cấp thiết bây giờ là doanh nghiệp cần thực hiện mọi biện pháp để có thể sống sót, nhưng lúc cần phải “bê việc” về nhà, không còn sự trao đổi trực tiếp nữa, mọi người dễ dàng nhận thấy quy trình và vận hành cho công ty của mình có “lỗ hổng” nghiêm trọng cỡ nào.
Hiện nay WORK FORM HOME là tình thế bắt buộc, tuy nhiên việc xem xét và làm chi tiết, tường tận mọi quy trình và output, số hóa tài nguyên và áp dụng phần mềm quản lý sẽ là bài toán cần giải và tối ưu cho công ty của bạn sau thời điểm hết dịch. Bạn không thể biết bao giờ có thêm 1 bệnh dịch mới, và mức độ gây ảnh hưởng sẽ lớn đến đâu. Nhưng lựa chọn để có thể dễ dàng thích nghi hơn với mọi hoàn cảnh là điều hoàn toàn có thể lựa chọn.
- Thay đổi mindset
Chắc chắn có nhiều anh chị băn khoăn việc làm sao có thể kiểm soát được hiệu quả làm việc của nhân viên, vì ai cũng biết ở văn phòng theo dõi sát sao chặt chẽ thế mà năng suất lao động còn kém, trốn việc, giờ làm việc ở nhà biết làm sao. Có công cụ gì giúp đo lường và kiểm soát việc này không?
Thực ra để trả lời câu hỏi này, cần có sự phân biệt rõ ràng sự khác nhau giữa việc làm online và làm từ xa. Nếu mô hình setup ngay từ đầu cho việc có thể làm từ xa, thì thực sự có văn hóa riêng. Tuy nhiên để chuyển môi trường từ công ty sang các không gian khác tuỳ biến (công ty, tại nhà, bất kì nơi nào có kết nối) phải bắt đầu thay đổi từ mindset và triết lý quản lý. Câu chuyện vẫn là tập trung vào đầu ra, kết quả công việc, đo lường theo OKR, KPI (hoặc chỉ số đo lường của DN) thay vì tập trung vào giám sát thời lượng làm việc.
Tập trung vào kiểm soát dễ dẫn đến thất bại trong quá trình work form home. Thay vào đó nên tập trung vào hiệu quả công việc.
Việc làm từ xa, tùy biến không gian còn đặt ra yêu cầu ngay từ đầu về năng lực và thái độ của nhân viên. Nhân viên có thể thích nghi với cách thức làm việc như vậy hay không?
Chính vì vậy, để việc làm ở nhà hiệu quả, nên thiết lập chính sách lương thưởng rõ ràng. Tất nhiên nếu bên bạn chưa từng triển khai OKR, KPI hay chính sách lương thưởng cho việc này, để tránh rối loạn, có thể vẫn áp dụng cách thức tính hiệu quả công việc như trước nay vốn có. Tuy nhiên để công việc được liền mạch, nên tập trung giúp đội ngũ lãnh đạo cấp trung làm rõ được kế hoạch và mục tiêu công việc với từng nhân viên của mình. Để đảm bảo nhân sự biết các việc mình phải làm là gì, có thể tự xây dựng được To do list cho bản thân và hoàn thành được công việc.
Tuy nhiên việc làm từ xa với nhân sự làm việc từ xa cũng sẽ phát sinh 1 số vấn đề như Nhân viên làm việc từ xa có thể nhận việc khác không?
Theo Mr. Hùng Đinh, đã làm việc từ xa thì thực sự khó có thể quản lý việc có làm thêm việc khác hay không. Và ông ủng hộ việc có thể đảm nhận nhiều công việc miễn là đảm bảo hiệu quả đã giao kèo. Việc này giúp nhân sự có kỹ năng tạo ra được nhiều giá trị cho xã hội hơn. Và giúp công ty tuyển dụng được nhiều nhân sự giỏi trên khắp nơi trên thế giới với múc chi phí hợp lý. Đây cũng là quan điểm được Mr. Hùng, CEO của Base.vn và Mr. Dũng, Ceo MOG ủng hộ.
Đối với Mr Quý: “Việc ủng hộ hay không ủng hộ 1 nhân viên cùng lúc làm cho nhiều công ty tùy thuộc vào vị trí và cam kết trong hợp đồng 2 bên đã kí kết. Nếu 2 bên đã cam kết trong số giờ làm việc quy định, thời gian trong tuần quy định thì dù làm việc ở bát kì không gian nào, công ty cũng có thể kết nối hoặc điều động ngay lập tức trong thời gian đôi bên đã thỏa thuận với nhau”
Nhưng trong tình trạng hiện nay, cả 4 diễn giả đều lưu ý không nên nóng vội triển khai OKR nếu tổ chức của bạn chưa từng đo lường theo OKR, bạn hoàn toàn có thể dùng các biện pháp yêu cầu nhân viên mở live chat công khai, tương tác thật, các phần mềm checkin checkout khỏi máy tính, hoặc thậm chí lắp đặt camera quan sát.
- Tăng cường truyền thông nội bộ, kết nối với nhân viên và tập trung vào CAM KẾT
Tăng cường truyền thông nội bộ: Giúp nhân viên toàn công ty hiểu rõ khó khăn công ty gặp phải, và hiện tại không có sự lựa chọn nào khác và làm rõ các CAM KẾT. Là sự cam kết nhiều chiều giữa công ty với nhân viên, giữa sếp với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên và giữa nhân viên với công ty.
Công ty phải thể hiện rõ cam kết của mình trong bối cảnh này để nhân viên yên tâm làm việc như không chậm lương, không sa thải, không cắt giảm lương hoặc có bất kì hoạt động cắt giảm nào đều được ban hành văn bản công bố rõ ràng.
Nhân viên cũng hiệu rõ CAM KẾT của mình với công ty, với đồng nghiệp và sếp trực tiếp của mình. Nếu họ không thực sự nỗ lực, chia sẻ khó khăn với công ty trong thời điểm này, không cố gắng vì mục tiêu chung của công ty, họ sẽ là người rời đi.
- Kết nối, và phản hồi
Một trong những khó khăn khi làm việc online và từ xa là thời gian kết nối, tương tác và phản hồi mất thời gian hơn rất nhiều so với tương tác trực tiếp, rất dễ tạo ra lỡ nhịp, không hiểu dẫn tới công việc chung tiến hành kém hiệu quả
Một trong những típ lưu ý khi làm việc ở nhà:
- Hạn chế chát, vì không phải ai cũng viết tốt, và rõ ý. Ngoài ra, chát trao đổi công việc làm những người khác khó theo dõi và nắm bắt tiến độ thực tế
- TO DO LIST nên có cụ thể thời gian hoàn thành công việc, có bảng TO DO LIST chung của cả phòng và bộ phận nhân sự hoặc lãnh đạo có bảng truy cập TO DO LIST của toàn công ty giúp dễ dàng quản lý và hỗ trự các công việc chưa thể hoàn thành cũng như xây dưng được công việc và điều chỉnh thời gian phù hợp với từng cá nhân, setup lịch họp
- Hi sinh bản thân vì lợi ích của tập thể chung. Ưu tiên những phản hồi nhanh để đảm bảo cả quá trình thông suốt. Điều này có thể làm giảm hiệu suất xông việc của bạn tuy nhiên lại giúp cả team cùng nắm rõ vấn đề và triển khai được công việc.
- Đảm bảo người lao động đủ công cụ và dụng cụ hỗ trợ công việc
Và để làm việc tốt, dù ở bất kì đâu, đương nhiên công ty cúng sẽ cần hỗ trợ các điều kiện có thể cho việc làm tại nhà của nhân viên
Ví dụ như máy tính, chủ động truy cập được kho tài liệu online của công ty, đường truyền kết nối mạng,…
- Số hóa tài nguyên và công cụ làm việc
CHUYỂN ĐỔI SỐ NÊN BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU
Việc WORK FORM HOME là việc ngắn hạn hay dài hạn sẽ quyết dịnh đến lộ trình số hóa tài nguyên và công cụ làm việc, phần mềm quản lý của công ty.
Lộ trình chuyển đổi số của các công ty bắt buộc gồm 3 bước:
1/ Đưa dữ liệu của DN lên nền tảng số. VD Doanh nghiệp sử dụng phần mềm CRM, DMS đó chính là hình thức chuyển đổi số trong lĩnh vực Sales – marketing. Ngoài ra việc đưa toàn bộ dữ liệu Trong doanh nghiệp lên Cloud (icloud; Dropbox, Google Driver,…) chính là việc “số hoá dữ liệu” trong doanh nghiệp.
Tóm lại, tối thiểu nhân viên làm việc ở nhà thì cũng có thể truy cập được kho dữ liệu phục vụ cho công việc của mình.
2/ Thiết lập kênh quản trị Data chuyển đổi số: Một số phần mềm “số hoá dữ liệu” đã bao gồm cả quản trị dữ liệu như: Phần mềm kế toán Online, Chấm công online, CRM…, tuy nhiên để quản trị dữ liệu tổng thể của cả 1 DN thì doanh nghiệp cần đầu tư 1 nền tảng chung. Một số nền tảng miễn phí (hoặc chi phí thấp) hiện nay có thể khai thác là Workplace (Facebook); Google Driver; ngoài ra DN có thể tham khảo nền tảng của Base.vn hoặc Google One.
3/ Phân tích dữ liệu từ các nền tảng Số. Đảm bảo báo cáo realtime và hạn chế việc thông tin bị di chuyển và thay đổi qua nhiều bộ phận
Theo Mr. Hùng, CEO của Base.Vn, để có thể chuyển đổi số hoàn toàn, là 1 câu chuyện không dễ và cần nhiều thời gian. Chính vì thế thay vì mua phần mềm mang tính toàn diện, công ty bạn nên mua từng phần. Và việc chuyển đổi số, số hóa công cụ phần mềm dựa trên kinh nghiệm làm việc thực tế với doanh nghiệp của Base, mọi việc đều có thể khi ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên quyết tâm. Tất nhiên việc chuyển đổi nên tập trung vào những bộ phận và công việc đem lại thay đổi thấy rõ để tất cả mọi người có thêm động lực và lòng ftin tiếp tục với những bộ phận khác.
Cũng theo Mr. Dũng, CEo của MOG, chuyển đổi số của VN tập trung vào tăng trưởng, chuyển đổi số ở Mỹ và Châu Âu là giảm thiểu chi phí. SMEs ở Việt Nam có thể bắt đầu thực hiện chuyển đổi số ở các bộ phân trực tiếp kết quả kinh doanh hàng ngày như MKT và kinh doanh.
CÁC RỦI RO LIÊN QUAN ĐẾN RỦI RO LIÊN QUAN ĐẾN LÀM VIỆC TẠI NHÀ
Thường rủi ro đến là do nhân viên chưa được đào tạo để hiểu rõ việc bảo mật thông tin, cũng như chưa có phân quyền việc truy cập thông tin, chứ nếu cố tính ăn cắp thông tin thì lại là một cua chuyện khác dù làm việc ở đâu cũng không tránh được nguy cơ đó.
Chính vì thế, các công ty nên:
- Xây dựng văn bản hướng dẫn và có buổi đào tạo cho nhân viên về quản trị dữ liệu
- Phân loại các cấp độ share thông tin
- Sử dụng các phần mềm hỗ trợ để back up dữ liệu, bảo mật thông tin và phân quyền dễ dàng chi tiết hơn, hạn chế báo cáo qua tay nhiều người bằng báo cáo realtime và có phân quyền truy cập.
