CHUYỂN ĐỔI SỐ GẮN LIỀN VỚI CÂU CHUYỆN TÁI CẤU TRÚC (P3)

Ông Hoàng Trung Thiên Vương, Giám đốc Marketing của Base.vn, phần mềm thống nhất quản trị và điều hành doanh nghiệp khẳng định quá trình chuyển đổi số không tách rời 6 yếu tố trong mô hình BÁNH ĐÀ TÁI CẤU TRÚC mà bà Đặng Thanh Vân, Tổng Giám đốc của Thanhs đã nêu ở trên.

Là 1 đơn vị đã triển khai cho gần 5000 doanh nghiệp, ông Vương chia sẻ rất nhiều đơn vị nhầm tưởng quá trình chuyển đổi số chỉ dành riêng cho những ông lớn trong làng công nghệ và chuyển đổi số sẽ hoàn tất ngay sau khi áp dụng công nghệ.

5 TRỤ CỘT QUAN TRỌNG CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ

Việc thiếu các trụ cột này hoặc sai sót trong các trụ cột này có thể gây ra những vấn để sau đây:

Văn hóa và chiến lược số

Làm thay đổi toàn bộ về cách Business tư duy và hoạt động.

Ta có thể nhìn thấy việc Facebook, Tiktok, Google hay các trang thương mại điện tử làm thay đổi thói quen hành vi của người tiêu dùng, chính vì thế tư duy tiếp cận môi trường số đúng đắn và cách thức vận hành doanh nghiệp phù hợp sẽ giúp các công ty dễ dàng tồn tại và phát triển hơn.

Như đã nói, chuyển đổi số thực sự có tác dụng làm thay đổi phương thức hoạt động kinh doanh và làm biến đổi môi trường kinh doanh 1 cách chóng mặt. Chính vì vậy các công ty muốn thực hiện quá trình này cần có con người dễ dàng thích ứng với sự thay đổi, có tư duy áp dụng công cụ số, hào hứng với sự đổi mới, để nó trở thành văn hóa của công ty, liên tục sáng tạo và đổi mới.

Dẫn dắt nhân viên và khách hàng

Mọi người đã khá quen với việc tạo ra trải nghiệm phù hợp, tuy nhiên trên thực tế, nhân viên của chúng ta cũng là 1 khách hàng. Đặc biệt trong môi trường chuyển đổi số, cả 2 yếu tố này đặc biệt quan trọng, họ đều đang sử dụng các nền tảng số để mua sắm, kết nối và làm việc. Quá trình này nên có sự ủng hộ của nhân viên và khách hàng.

Nếu chuyển đổi của bạn quá khó dùng, phức tạp, khách hàng sẽ muốn quay trở lại phương án cũ. Việc này cũng gây ra phiền toái cho nhân viên. Đồng thời việc chuyển đổi của công ty thực sự không thể diễn ra. Ngoài ra việc nhân viên không thoải mái với chuyển đổi, cũng như các phần mềm tiện lợi cho họ, năng suất làm việc của họ thực sự sẽ giảm vì nhiều tác vụ phức tạp và do cảm xúc tồi tệ gây ra.

Đổi mới quy trình

Thực tế khi triển khai thì phải thay đổi toàn bộ quy trình. Việc này đảm bảo giúp:

• Đo lường chính xác, dễ dàng đưa ra quyết định nhằm tăng năng suất làm việc.
• Chuẩn hóa luồng công việc và thông tin.
• Thống nhất phương án hoạt động.

Áp dụng công nghệ

Theo ông Vương, từ 1-3 có thể ví như quá trình đi từ Zero đến One. Nếu không có quá trình xây dựng chiến lược, xây dựng quy trình, đào tạo truyền thông thì nhân viên sẽ xảy ra phản kháng mạnh mẽ vì họ có thể thấy thêm việc, vì chính doanh nghiệp cũng không rõ phần mềm giúp gì, mà đơn giản nghĩ là có công nghệ thì tốt hơn.

Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ cũng cần các điều kiện nhất định như chuẩn bị nền tảng, máy tính, thiết bị Smartphone của nhân viên, hệ thống mạng đảm bảo quá trình thông suốt.

“Thực sự công nghệ không chỉ là là Tool, mà là bước tiếp theo để giúp thực thi chiến lược nhanh hơn, tốt hơn” ông Vương khẳng định.

Quyết định dữ liệu

Một trong những thứ quan trọng nhất khi áp dụng công nghệ là bạn có thể thu thập rất nhiều dữ liệu và sử dụng chúng để ra quyết định cho tất tần tật các hoạt động.

Không phải lúc nào dữ liệu cũng phản ánh toàn bộ sự thật, tuy nhiên nhờ có chúng, chúng ta có thể ra quyết định nhanh hơn, nếu có sai thì cũng biết sai trong thời gian ngắn hơn và kịp thời điều chỉnh.

Chính vì vậy, công ty phải xây dựng được văn hóa làm việc trên dữ liệu và quyết định dựa trên dữ liệu.

Vấn đề ở đây là bạn cần biết biết cách xử lý dữ liệu và biết mục tiêu xử lý chúng vào việc gì.

“Nếu không biết thu thập dữ liệu để làm gì, thà rằng bạn không làm, để tránh việc trì trệ trong công ty.” Ông Vương khẳng định.

Ví dụ về chạy quảng cáo, rất nhiều người e ngại việc không quản trị được hiệu quả của các kênh quảng cáo. Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm hỗ trợ, ta có thể dễ dàng biết được quảng cáo từ Google, Facebook hay Youtube mang lại nhiều đơn hàng hơn, mang lại khách hàng chất lượng hơn.

Hay trong việc quản trị nhân sự, nếu chỉ quản lý theo tổng mức độ hoàn thành công việc của một nhân viên, bạn khác có thể đánh giá năng lực và năng suất làm việc hiện tại của bạn đó. Khi ứng dụng phần mềm quản lý của Base, bạn có thể chia việc theo mức độ quan trọng, cần thiết, không cần thiết. Từ đó dễ dàng biết được mức độ hoàn thành của từng nhân viên. Nếu nhân viên không hoàn thành 100% công việc được giao, nhưng luôn hoàn thành những việc quan trọng và cần thiết, trưởng nhóm, quản lý trực tiếp có thể chưa cần can thiệp sâu. Tuy nhiên nếu 1 bạn luôn không hoàn thành công việc quan trọng, việc của quản lý là có thể tìm hiểu lý do đồng thời giúp đỡ bạn ý tiến độ hơn trong công việc.

LỘ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 3 BƯỚC

Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt giúp công ty tăng trưởng mạnh mẽ nếu thực hiện thành công. Tuy nhiên chuyển đổi đòi hỏi quá trình và sự biến đổi trước hết trong tư duy, chiến lược, nguồn lực bao gồm con người và tài chính. Chính vì vậy lời khuyên của ông Vương dành cho các doanh nghiệp tại Việt Nam có thể thực hiện chuyển đổi số từng phần, theo lộ trình:

Bước 1: Số hóa thông tin dữ liệu (Digitization)

Bước 2: Số hóa các quy trình (Digitalization)

Bước 3: Chuyển đổi số (Digital Transformation) làm thay đổi mô hình kinh doanh, tăng trưởng mạnh mẽ.

Ngoài ra, ai cũng biết chuyển đổi số không phải là mua phần mềm về là xong, nó còn phải đồng bộ với máy tính của nhân viên, với hệ thống mạng,… Nếu doanh nghiệp chưa có đủ tiềm lực, bạn nên sử dụng các phần mềm miễn phí trước hoặc dùng 1 số phần mềm cần thiết nhất.