CHUYỂN ĐỔI SỐ: QUÁ TRÌNH CHUYỂN MÌNH CỦA DOANH NGHIỆP

Dịch Covid-19 đã giáng một đòn nặng nề vào nền kinh tế, ảnh hưởng ở tất cả mọi ngành nghề là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên, theo các chuyên gia, xét ở một góc độ tích cực, chính dịch Covid-19 lại đang thúc đẩy sự tái phát triển cơ sở hạ tầng, công nghệ và quy trình làm việc theo hướng mọi thứ chuyển sang mô hình online và công nghệ hóa, ép các doanh nghiệp phải chuyển đổi số mạnh mẽ hơn giai đoạn trước.

Chuyển đổi số là gì?

Khó có được một định nghĩa rõ ràng và cụ thể về chuyển đổi số, bởi vì quá trình áp dụng chuyển đổi số sẽ có sự khác biệt ở từng lĩnh vực khác nhau. Tại Việt Nam, khái niệm “Chuyển đổi số” thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Google chỉ một trong rất nhiều công ty trên toàn cầu thành công trong việc không chỉ thay đổi mô hình kinh doanh, mà còn tăng lợi nhuận nhờ chuyển đổi số. Lúc đầu Google không có mô hình kinh doanh cụ thể, hoạt động không lợi nhuận, kiếm được chút lợi nhuận nhờ bán công cụ tìm kiếm. Nhưng từ năm 2003, công ty tung ra AdWords cho phép các doanh nghiệp mua quảng cáo khi mọi người tìm kiếm trên Google.com. Tiếp theo, năm 2008, Google tạo được doanh thu 21 tỷ USD chỉ từ quảng cáo.

Tại sao chuyển đổi số lại quan trọng trong doanh nghiệp?

Không phải vì là xu hướng nên các doanh nghiệp chuyển đổi số mà chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh….

Tầm quan trọng của chuyển đổi số được thể hiện ở nhiều khía cạnh như:

– Trải nghiệm khách hàng: Người tiêu dùng ngày nay có nhiều sự lựa chọn hơn, doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng. Doanh nghiệp không chỉ cung cấp sản phẩm, dịch vụ sáng tạo mà còn cung cấp các trải nghiệm có ý nghĩa làm hài lòng khách hàng và thúc đẩy lòng trung thành của thương hiệu. Ví dụ trong lĩnh vực giao nhận đồ ăn: Những lý do mà khách hàng chọn mua đồ ăn ở một doanh nghiệp có thể là những lý do liên quan trực tiếp đến sự chuyển đổi số của doanh nghiệp đó, như ứng dụng dễ sử dụng, các giao dịch liền mạch, dịch vụ khách hàng tốt, giao hàng nhanh…

– Trải nghiệm nhân viên: Đây không chỉ cung cấp cho lực lượng lao động các ứng dụng và thiết bị mới nhất mà tạo ra trải nghiệm hiện đại, đầy đủ. Các công ty đầu tư vào trải nghiệm của nhân viên sẽ làm tăng năng suất lao động, giúp họ gắn kết nhiều hơn trong công việc

– Tối ưu hóa quy trình: Giúp doanh nghiệp loại bỏ nhiều khâu trung gian, tối ưu hóa quy trình của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và mang lại lợi ích. Doanh nghiệp quản lý tốt hơn nhờ nguồn thông tin quản lý dồi dào và hệ thống hơn; giúp lãnh đạo quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt, kịp thời; Nâng cao năng suất lao động nhờ đòn bẩy công nghệ

Bản chất của chuyển đổi số?

Ms. Đặng Thanh Vân – Tổng Giám Đốc Công ty CP Thương hiệu và Quản trị Thanhs đã chỉ ra bản chất của chuyển đổi số gồm 3 bước.

– Bước thứ nhất là đưa dữ liệu lên số hóa.

Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm ..vv chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS,kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.

Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu, với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

– Bước thứ hai là có nền tảng để quản trị hệ thống data dữ liệu.

Dữ liệu là tài nguyên của doanh nghiệp. Bảo mật tài nguyên dữ liệu nhằm hạn chế tối đa việc rò rỉ thông tin là bước đầu để khai thác loại tài nguyên đặc biệt này. Nhiệm vụ này càng trở nên cần thiết hơn trên con đường chuyển đổi số cho nền kinh tế.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là giải pháp công nghệ luôn cải tiến không ngừng, nhằm theo kịp thị trường luôn biến động với các tiêu chuẩn và yêu cầu mới. Thực tế những vụ rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp luôn bắt nguồn từ những giải pháp công nghệ cũ đã lỗi thời.

Với kho lưu trữ dữ liệu an toàn và tập trung, mọi người trong tổ chức có thể tự tin rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và hoàn chỉnh. Việc tích hợp các phân hệ với nhau, cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban. Từ đó người quản trị có thể kiểm soát các luồng dữ liệu trong doanh nghiệp một cách tổng quan, bao gồm các rủi ro bảo mật liên quan.

– Bước thứ ba là sử dụng phương pháp số để phân tích dữ liệu ra quyết định.

Mặc dù các nền tảng công nghệ phục vụ chuyển đổi số ngày càng trở nên phổ biến thì việc lựa chọn nền tảng phù hợp với doanh nghiệp không hề dễ. Hãy đảm bảo rằng nền tảng công nghệ đó phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình và thân thiện với nhân viên của mình.

Chẳng hạn một doanh nghiệp cần dữ liệu, quy trình xử lý từ một doanh nghiệp khác thay vì trao đổi qua email, hệ thống file, mua ứng dụng có thể dùng các giao diện lập trình ứng dụng (API) để trao đổi dữ liệu và xử lý dữ liệu đấy. Việc tạo ra các API cũng có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng tạo ra hướng dịch vụ, tiếp cận khách hàng mới. Doanh nghiệp chỉ có ứng dụng trên Web, dựa vào API có thể nhanh chóng có ngay ứng dụng trên mobile hoặc tích hợp vào ứng dụng của doanh nghiệp khác để chia sẻ thị trường

=> Hầu hết doanh nghiệp chưa chuyển đổi số mới nghĩ đến bước 1 và 2 tức là đưa dữ liệu lên môi trường số và quản trị hệ thống data dữ liệu để vừa bảo mật, vừa cho mọi người truy xuất dữ liệu vào khu vực đó.
Nhưng bước 3 mới là bước quan trọng nhất của quá trình Chuyển đổi số. Công nghệ sinh ra là để giảm bớt gánh nặng của người lãnh đạo. Nếu không có phần 3 thì chuyển đổi số không có ý nghĩa. Hiện thời các doanh nghiệp chỉ nghĩ được đến bước 1, và 2, hoàn toàn chưa có tư duy hiểu rõ bước thứ 3 và họ cũng không nghĩ đến bước 3 sẽ tạo ra giá trị gì.

Việc áp dụng chuyển đổi số tại doanh nghiệp Việt Nam như thế nào?

Hiện tại mặc dù chính phủ đang khuyến khích, tạo điều kiện thúc đẩy các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số, nhất là đối với các ngành nghề như dịch vụ, y tế, giao thông vận tải, du lịch v.v.. nhưng vẫn chưa tạo được những bước tiến vượt bậc như mong đợi. Hơn 90% các doanh nghiệp ở Việt Nam vẫn đang được chèo lái một cách “bấp bênh”, chậm chạp. Chưa kể đến còn có những doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ còn đang rất mơ hồ về khái niệm “chuyển đổi số”.

Ngoài nguyên nhân cốt lõi là do thiếu kinh nghiệm trong việc quản trị thì còn là từ vấn đề thiếu kiến thức chuyên môn, thiếu sự đầu tư kỹ lưỡng cho việc chuyển đổi. Bên cạnh đó, các chiến lược cần thiết được vạch ra cho công cuộc chuyển đổi số vẫn đang trong tình trạng còn nhiều thiếu sót chưa thể hoàn thiện và đưa vào áp dụng.

Tuy còn nhiều khó khăn, thử thách nhưng một số doanh nghiệp cũng đang dần dần tiếp nhận, học cách “tồn tại”, cố gắng thực hiện chuyển đổi số. Các mô hình chuyển đổi số cũng đang tạo ra những dịch vụ có ích cho người dân và tận dụng một cách hiệu quả nguồn lực nhàn rỗi của xã hội. Tuy nhiên, họ cũng tạo ra những mâu thuẫn, thay đổi cơ bản với mô hình kinh doanh truyền thống. Thế mạnh công nghệ mới đang giúp cho các doanh nghiệp khởi nghiệp giành lợi thế trên các lĩnh vực công nghiệp truyền thống. Xu thế này tạo ra những thay đổi quan trọng trong chuỗi giá trị các ngành công nghiệp cũng như chuỗi cung ứng toàn cầu. Trong bối cảnh của nền kinh kế số hiện nay, đòi hỏi các tổ chức, doanh nghiệp và mô hình truyền thống phải có sự thay đổi mạnh mẽ để tiếp tục tồn tại và phát triển.

Nhìn lại thành tựu doanh nghiệp Việt đạt được khi áp dụng chuyển đổi số, điển hình là VPBanhk. VPBank đã cắt giảm hơn 2.300 nhân viên ngân hàng trong 9 tháng qua, tương đương giảm 20%, nhằm tinh gọn bộ máy. Số nhân viên làm việc cho Ngân hàng mẹ VPBank giảm từ 11.466 người vào đầu năm, xuống 9.144 người tính đến 30/9/2019. Lượng nhân sự ở Ngân hàng mẹ giảm mạnh, nhưng tổng nhân viên làm việc cho cả Ngân hàng và hai công ty con (FE Credit và VPBank AMC) tăng hơn 10% so với đầu năm nay, đạt gần 17.600 người. Cuối tháng 9/2019, tổng nhân viên của VPBank và các công ty con là 26.733 người, giảm gần 700 người so với đầu năm. Về kết quả kinh doanh, lãi sau thuế 9 tháng đầu năm 2019 của riêng VPBank mẹ là 4.369 tỷ đồng, giảm hơn 26% so với cùng kỳ 2018, trong khi lãi sau thuế hợp nhất đạt 5.754 tỷ đồng, tăng hơn 17%.

Đọc thêm về chủ đề chuyển đổi số – xu hướng tất yếu:

5 trụ cột để chuyển đổi số thành công

Chuyển đổi số – tiến trình tất yếu để doanh nghiệp tồn tại

Chuyển đối số gắn liền với câu chuyện tái cấu trúc – Phần 1, Phần 2, Phần 3.