CÁC PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC TỪ XA HIỆU QUẢ

Chủ đề Remote Work (làm từ xa), WFH (work from home) đã rộ lên từ hơn 1 tháng nay. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng, nhiều doanh nghiệp đã tìm hiểu, nhiều doanh nghiệp … không nghĩ tới việc này.

Trong tình hình tương đối nghiêm trọng hiện nay do ảnh hưởng của dịch Covid19, khi Chính phủ đã có chỉ thị về việc đóng cửa tất cả các cửa hàng kinh doanh không thiết yếu; việc doanh nghiệp dù không muốn cũng sẽ phải nghĩ tới tình huống BẮT BUỘC phải cho làm việc ở nhà.

Trong thời gian gần đây, Group Vietnam Remote Workforce (https://www.facebook.com/groups/vietnamrw/) của Anh Hùng Đinh xây dựng đã chia sẻ rất nhiều kinh nghiệm quý về làm việc từ xa, tại nhà. Công ty Thanhs cũng đã triển khai kế hoạch làm việc tại nhà từ giữa tháng 3/2020 và rút ra được nhiều kinh nghiệm quý.

Đây cũng là một cơ hội để doanh nghiệp Việt Nam và Toàn cầu chuyển mình, thực sự có động cơ để bước vào giai đoạn chuyển đổi số, vận hành doanh nghiệp theo làn sóng công nghệ 4.0.

Bài chia sẻ dưới đây được tham khảo từ nhiều nguồn và có điều chỉnh từ kết quả áp dụng của Thanhs. Trong đó những chia sẻ chính được áp dụng từ bài viết của Ông Mai Xuân Đạt, CEO SEONGON (công ty Digital Marketing và SEO)

A. VỚI DOANH NGHIỆP:

Làm ở nhà không hẳn là dễ, đòi hỏi nhiều hành động dứt khoát:

1. Truyền thông nội bộ:

Xác định rõ lý do, mục đích của việc này (nếu phải bắt buộc thì lý do là bất khả kháng, và hiện nay khả năng cao doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận các lý do bất khả kháng này).

Có các lý do chính như sau:

– Bảo vệ công ty khỏi bị cách ly toàn bộ nếu rủi ro có 1 nhân viên bị nhiễm bệnh và toàn bộ công ty phải cách ly.
– Thúc đẩy công ty thực sự có giải pháp “out of box” khi đưa toàn bộ hoạt động công ty lên môi trường số; bắt kịp với xu thế 4.0 toàn cầu.
– Tiết kiệm chi phí hoạt động công ty khi không phát sinh doanh thu còn chi phí hành chính, chi phí điện nước, ăn trưa… vẫn phải chi trả
– Tiết kiệm chi phí cá nhân: chi phí đi lại, ăn sáng, trưa,…

Xác định rõ khó khăn và rủi ro: Làm ở nhà thì cũng tốt, không mất thời gian đi lại trên đường, ít tốn chi phí ăn uống, đảm bảo an toàn/sức khỏe. Nhưng việc này không hề dễ, các bạn cần hiểu là làm ở nhà sẽ gặp khó khăn:

– Tự quản lý được bản thân chưa bao giờ là dễ.
– Vấn đề giao tiếp tương tác sẽ chậm hơn là trực tiếp.
– Điều phối công việc ban đầu chắc chắn sẽ chưa quen.
– Một số quy trình vốn hợp Offline thì phải Online hóa.

Khi toàn bộ đã hiểu hết lợi và thiệt của việc này, chuẩn bị sẵn tinh thần thì bắt đầu đến bước chuẩn bị.

2. Chuẩn bị:

Phân loại các công việc và có hành động phù hợp với từng nhóm việc:

– Nhóm việc đã online hóa/quen online/vốn đã hay làm online: thường ở các doanh nghiệp, nhóm năng động với mô hình online nhất là Team Digital Marketing. Ở công ty Thanhs, 2 bộ phận thường xuyên làm việc qua môi trường online nhất là Phòng Dự án & Marketing và Phòng Kinh doanh. Tất cả hệ thống dữ liệu của 2 phòng này đều đã sẵn sàng trên môi trường online nhiều năm nay. Ngoài ra ở Thanhs, vì đã ứng dụng ERP từng phần, nên hệ thống văn bản hành chính, kế toán, nhân sự, đều đã được xây dựng trên nền tảng ERP.

– Nhóm việc vốn trước nay vừa làm Online, vừa làm Offline. VD như ở công ty Thanhs thì Khối Kinh doanh mặc dù lưu trữ dữ liệu trên nền tảng Online; (Doanh nghiệp có thể sử dụng Google Driver cho từng phòng, chi phí thấp và hiệu quả cao), Data khách hàng, dữ liệu khách hàng đều qua CRM, nhưng 2 việc thường xuyên làm offline là Họp phòng và Gặp gỡ khách hàng. Để giải quyết việc này; bên Thanhs sử dụng nền tảng Video Conference (có thể sử dụng zoom.us hoặc Google Hangout, đều rất đơn giản, thuận tiện, có bản dùng thử miễn phí 14 ngày; chi phí tương đối thấp).

– Nhóm việc vốn offline hoàn toàn: Ở Thanhs là công ty Tư vấn, nên không có nhóm này. Tuy nhiên với các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm trực tiếp, thì đây chính là vấn đề không thể giải quyết. Với 1 số doanh nghiệp khác, nhóm này thường là bộ phận BackOffice: Nhân sự, Hành chính, Kế toán.

Với công ty Thanhs, ở Bộ phận Kế toán, khi thực hiện work – from – home, mặc dù dữ liệu đã hoàn toàn số hoá và đưa lên các nền tảng số, ERP, nhưng quy trình làm việc bình thường vẫn còn Offline; nên chúng tôi đã ban hành QUY ĐỊNH THANH TOÁN ONLINE để giúp nhân viên hiểu rõ quy trình, không gây chậm trễ các hoạt động.

Ở bộ phận hành chính (thường bộ phận này nhàn nhất khi work-from-home), Thanhs ban hành THÔNG BÁO NỘI QUY – NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC TẠI NHÀ. Trong đó hướng dẫn rõ cách thức chấm công (Chấm công bằng checkin qua video conference hàng ngày; Thực hiện báo cáo T0-Do-List qua CRM…).

Ở Bộ phận dự án, chúng tôi đã có sẵn toàn bộ dữ liệu trên nền tảng số và tổ tư vấn cũng đã thường xuyên làm việc Far-from-office; chỉ chuyển đổi việc họp với khách hàng thành họp online. Thanhs cũng sử dụng kênh Zoom.us và Google Hangout để tổ chức các hoạt động họp online.

Mặt khác, để duy trì ổn định hoạt động kinh doanh, có dòng doanh thu, Thanhs cũng đã có sẵn các sản phẩm số sẵn sàng để bán. Trong trường hợp việc Work from home kéo dài nhiều tháng, Thanhs vẫn có sản phẩm nuôi sống các Key member trong công ty.

Với các công việc “không thể Offline” như : ký hợp đồng (còn tất cả các công việc khác ở Thanhs đều đã làm online bao gồm cả việc xuất HĐTC), hiện nay cũng có thể giải quyết bằng “chữ ký điện tử”, tuy nhiên hình thức này chưa phổ biến, nên Team Thanhs cũng buộc phải đến công ty đóng dấu. Trong trường hợp xấu nhất xảy ra, các doanh nghiệp đều đóng cửa một thời gian dài; chắc chắn việc sử dụng chữ ký số sẽ là giải pháp được chấp nhận.

– Văn hoá và đội nhóm: trong trường hợp của các công ty như Thanhs, mô hình làm việc “teamwork” và “Agile” đã triển khai từ rất lâu, nên khá dễ dàng cho việc làm việc từ xa. Tuy nhiên với các doanh nghiệp chưa từng làm việc theo mô hình Agile thì sẽ khó khăn hơn.

*Agile: Mô hình làm việc theo dự án, mỗi đầu việc đều là 1 dự án, có PM (quản lý dự án); có kênh thông tin riêng, có To-do-list, có cam kết và KPI cá nhân. Hết 1 công việc là dự án đóng, các cá nhân vẫn làm ở vị trí chức danh của mình. Trong 1 dự án, Sếp TGĐ (như mình) vẫn phải làm việc theo sự phân công của PM dự án và được PM “trả lương”. Hai kênh hiệu quả để làm việc theo mô hình dự án là Asana và Trello. Cũng có thể sử dụng Group của WorkPlace để giao việc theo TASK. Công ty Thanhs kết hợp giữa Trello / WorkGroup (WorkPlace) với Google Driver để lưu trữ, chia sẻ dữ liệu chung.

Để các doanh nghiệp có thể duy trì văn hoá tổ chức và thúc đẩy tinh thần làm việc, cần bộ phận hành chính, marketing nội bộ xây dựng và triển khai một cách sáng tạo các hoạt động kết nối tinh thần nhân viên bằng các dạng GAME VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP ONLINE như: Thi Góc làm việc tại nhà Cute nhất; Tổ chức thể dục đầu giờ chiều (mọi người cũng diễn qua ZOom); thi trang phục đẹp nhất; kèm theo quà thưởng là Coffee, trà sữa, quà tặng qua Tiki, GrabFood…

Khi đảm bảo công việc đã có khả năng Online hóa gần như toàn bộ thì đến bước 3:

3. Công bố KỶ LUẬT THỜI CHIẾN

Đây là vấn đề sống còn. Như đã nói ở phần trên, có vài thứ khó khăn, nên cần có giải pháp và mọi người buộc phải tuân thủ 100%. THANHS XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI NHÀ.

– Tự quản lý bản thân:

+ Giải pháp là chuyển qua điểm danh Online bằng Fastwork; Zoom, khi checkin sẽ có ảnh chụp, yêu cầu nhân viên checkin tại bàn làm việc tại nhà.

+ Toàn bộ công ty làm Todolist mỗi ngày, trưởng nhóm kiểm tra và chịu trách nhiệm.  Todolist thực sự cực kỳ cực kỳ hiệu quả, nó làm mỗi người không có thời gian mà tự nản, tự thưởng cho mình một giấc ngủ thừa …

+ Tự quản lý bản thân không dễ nên các quản lý phải đốc thúc được nhân viên của mình. Theo anh Mai Xuân Đạt, trong 3 ngày đầu nên lập group gồm toàn các quản lý, đưa ra file sheet Google yêu cầu mọi người làm các vấn đề theo chính xác chỉ thị, làm xong phải tick báo cáo đã làm. Lưu ý là quản lý thì có tinh thần trách nhiệm hơn nhân viên, nhưng quản lý cũng phải bị quản lý, nếu không là mất kỷ luật ngay. Sau 3 ngày khi mọi thứ thành nếp thì để các quản lý tự làm việc tiếp.

Ở Thanhs vì các team đã liên tục làm việc theo mô hình Agile (quản trị dự án) với mọi bộ phận, To-do-list và Báo cáo ngày/ tuần/ tháng đều thực hiện nhiều năm nay, nên các công việc này không quá áp lực, xáo trộn trong hoạt động công ty.

– Vấn đề giao tiếp tương tác sẽ chậm hơn là trực tiếp: Công cụ giao tiếp chính gồm Asana/ Trello (quản lý task), Workplace của Facebook (Nhóm làm việc, chat, video call), Email, Google Drive (docs, sheets). Trong đó:

+ Workplace Facebook là nơi sinh hoạt chính của công ty, nó cũng giống như Facebook có chát, có Group, có profile nhưng tách biệt với Facebook nên không bị làm phiền. Cực kỳ hiệu quả khi dùng Workplace vì ở nơi đó chỉ có công việc. Trong WorkPlace có thể chia các Group nhỏ của từng phòng ban, có thể giao việc theo TASK.

Công ty Thanhs đã sử dụng hình thức GROUP FACEBOOK  nhiều năm, nên nhân viên công ty cũng đã quen với việc thông tin chính thức từ công ty đều chuyển tải qua kênh này.

+ Chat Workplace là yêu cầu bắt buộc. Các team có liên hệ với khách hàng có thể dùng công cụ chát khác thì tùy, nhưng chát nội bộ chỉ được dùng Workplace.
+ Tuy nhiên sau ngày đầu thì mình yêu cầu không được chát nhiều. Chat chỉ dùng để trao đổi nhanh, nó gây mất tập trung, khó tìm kiếm thông tin, khó tổng kết công việc.
+ Sử dụng Group của Workplace để ra thông báo, up tài liệu, tổng kết cuộc họp, brainstorm …
+ Asana/Trello thì được dùng để giao nhiệm vụ, trao đổi nhiệm vụ và quản trị dự án

+ Họp bằng Video call của Workplace; Hangout của Google; Zoom.us.

+ Quản lý dự án, duyệt các nội dung thì đều chủ yếu share file docs và sheets của Google drive.

Toàn bộ các công cụ kể trên đều có bản Free. Tuy nhiên bên Thanhs đã dùng nhiều năm nên tất cả phiên bản đều do công ty Mua và hướng dẫn nhân viên sử dụng.

B. VỚI CÁ NHÂN:

Với vai trò vừa là Tổng GĐ, nhưng đồng thời lại là chuyên gia tư vấn trưởng nhiều dự án của Công ty, nên thực tế mình thường xuyên làm việc Far-From-Office. Các đầu việc đều triển khai trên môi trường số, qua các WorkGroup và mỗi Group đều có Leader Team. Nên việc thay đổi từ Far-From-Office sang Work-from-Home không quá áp lực đối với cá nhân và công ty.

Với kinh nghiệm cá nhân và quan sát kinh nghiệm của các anh chị, bạn bè khác cũng như các bạn Leader Team và nhân viên, để có thể làm việc ở nhà thật tốt, bạn sẽ cần:

1.  Tâm lý: từng cá nhân cần xác định rõ mình vẫn “đang đi làm” trong một môi trường bản thân phải tự quản.

2. Chuẩn bị Work Zone tại nhà: khi làm việc gọn gàng, đúng kiểu khu làm việc. Nên Setup một chỗ làm việc thật Cute để bạn thấy yêu thích nó.
Đặc biệt với 1 bà mẹ có 2 con nhỏ, và bình thường ở nhà không tổ chức phòng làm việc riêng, thì đây là một vấn đề lớn.   Thời gian làm việc ở nhà của mình sẽ điều chỉnh hơi khác so với nhân viên, vì lúc các con ngủ, hoặc chơi là lúc mẹ có nhiều không gian yên tĩnh hơn. VD: Sáng làm việc từ 6h-10h. Sau đó là giờ cho trẻ con ăn sáng, tranh thủ hướng dẫn bạn lớn cách nấu cơm trưa, học bài cùng bạn bé. Chiều làm việc từ 2-4h; sau đó tối làm việc tiếp từ 21h-23h.

3. Kỷ luật với chính mình: đây có lẽ sẽ là áp lực lớn nhất vì mỗi con người đều có sức ỳ khi không ở trong môi trường sống chung. Để khép mình vào kỷ luật, công ty Thanhs buộc phải thực hiện hình thức Check-in và yêu cầu nhân viên ngồi tại khu làm việc, măc đồ đi làm checkin. Điều này cũng là một biện pháp cứng rắn giúp nhân viên có động lực hơn.

Theo trải nghiệm cá nhân, bạn sẽ thường “thả lỏng mình” trong những ngày đầu tiên. Ăn/ Xem phim/Ngủ nướng sẽ là thứ hầu hết mọi người làm. Để tránh tình trạng này kéo dài, buộc bạn phải chọn “bị kiểm soát” bởi công ty, hoặc phải đặt cho mình những mục tiêu vượt tầm VD như “học thêm 1 khoá học”, “đọc hết 1 quyển sách…”; “Kiếm thêm 1 dòng thu nhập từ kênh MMO, Affiliate marketing”. Đặc biệt đừng bỏ qua cơ hội học hỏi cách kiếm tiền từ các kênh Affiliate như Accesstrade.

4. Tạo cho mình lịch trình hàng ngày và tuân thủ 100%. Mỗi ngày cần có todolist và quyết làm nó. Đặt lịch cho bản thân với mỗi todolist.
5. Kết nối với đồng nghiệp: nếu todolist của mình có dính dáng tới người khác, hãy đặt lịch làm việc từ ngày hôm trước với họ. Không có chuyện hôm nay bạn làm, liên quan đến người khác bạn lại chạy đi tìm người ta như mọi khi ở công ty. Phải đặt lịch hẹn trước.
6. Giữ sức khỏe và tinh thần: tập thể dục (vươn vai cũng được), nghe nhạc 1 chút, tạm tắt máy giữa các giờ làm việc căng thẳng. Ăn uống, nghỉ ngơi đầy đủ. Ăn nhiều hoa quả rau xanh, Mua thực phẩm 1 tuần / 1 lần; hạn chế đi ra ngoài; hạn chế đặt đồ ăn online vì không đảm bảo dinh dưỡng.
7. Chú ý công cụ làm việc: điện thoại luôn mở, để thông báo cho các công cụ làm việc để không bị bỏ xót.
8. Lắng nghe 100% mọi thông báo từ công ty.
9. Bổ sung  Vitamin, thực phẩm chức năng. Mình thường uống Nước Collagen; Đông Trùng Hạ Thảo (Thiên Tâm Thảo – Việt Nam) và BetaGlucan của BCC (bổ sung sức đề kháng) – 2 sản phẩm từ 2 công ty khách hàng của Thanhs

Chúc thành công và chúc toàn thể chúng ta vượt qua khó khăn dịch bệnh, khó khăn kinh tế và trở lại mạnh mẽ hơn.

XEM THÊM
Bộ Giải pháp GIẢI CỨU DOANH NGHIỆP VƯỢT KHỦNG HOẢNG COVID19  

10 GIẢI PHÁP ĐỒNG BỘ GIẢI CỨU DOANH NGHIỆP VIỆT

1 – Chuyên gia Tư vấn đồng hành cùng doanh nghiệp xây giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.
2 – Tư vấn giúp DN xây dựng gói sản phẩm phù hợp giai đoạn Khủng hoảng
3 – Hướng dẫn doanh nghiệp triển khai phương pháp làm việc Tại nhà
4 – Tư vấn Các kịch bản gắn kết Văn hoá Doanh nghiệp khi làm việc tại nhà.
5 – Đào tạo online cho các Team Kinh doanh, Digital Marketing
6 – Các Khoá đào tạo Online về Kinh doanh và Thương hiệu.
7 – Tư vấn Các kịch bản điều chỉnh và cắt giảm nhân sự một cách hợp lý và giữ vững tinh thần nhân viên.
8 – Tư vấn biện pháp cắt giảm chi phí phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp
9 – Tư vấn kết nối Doanh nghiệp cùng chia sẻ kênh bán hàng, khách hàng (Cross-sales)
10 – Kết nối nguồn vốn vay ngắn hạn giải cứu doanh nghiệp.