TÁI THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Ngày 29/07, Hội thảo Đào tạo: “QUẢN TRỊ TỔ CHỨC – TÁI TẠO ĐỂ BỨT PHÁ” đã được tổ chức với sự tham gia của chuyên gia Đoàn Văn Tình – Tiến sĩ Quản trị nhân lực. Chuyên gia đã trực tiếp giảng dạy lại Hội thảo với chủ đề Thiết kế hệ thống quản trị của doanh nghiệp nhằm nâng cao tư duy quản trị tổ chức và tái thiết kế doanh nghiệp.

Thiết kế hệ thống quản trị doanh nghiệp có thể được xem như việc xây dựng một ngôi nhà: cần có thiết kế tổng thể và chi tiết. Tương tự, việc thiết kế hệ thống cũng bắt đầu bằng việc xác định nguồn nhân lực và thực trạng yêu cầu của công ty. Điều này đảm bảo rằng hệ thống sẽ phục vụ đúng mục đích, con người được phân đúng phòng ban và đáp ứng được nhu cầu của công ty.

Với sự tham gia giảng dạy trực tiếp của chuyên gia Đoàn Văn Tình – Phó Trưởng Khoa Quản trị Nguồn nhân lực, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội; cổ đông của công Ty CP Thương hiệu và Quản trị Thanhs. Chuyên gia đã tham gia tư vấn, huấn luyện cho nhiều tập đoàn, DN:  Vietinbank, Evn, Idv, Gokids, Urc, Vitanutri, Hafasco, Vpbank, Aic viet nam, Terpesco, Nam châu, Euroking, Hoàng Long, Vtci, Handada, Bảo Tín Mạnh Hải, An Phát… Hội thảo Đào tạo đã phần nào giúp cho các SMEs tham gia có cơ hội được thiết kế hệ thống quản trị thực chiến cùng chuyên gia. 

Tại Hội thảo, chuyên gia đã chia sẻ 3 phần quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần thấu hiểu trước khi muốn tái thiết kế hệ thống quản trị của tổ chức. 

1.Bản chất của quản trị và cấu trúc doanh nghiệp

Đối với trường hợp các doanh nghiệp còn non trẻ, doanh chủ muốn thiết kế quản trị trước hết phải hiểu bản chất của quản trị tổ chức. Bản chất đó chính là dụng nhân để dụng lực, tức là sử dụng nguồn nhân lực để sử dụng hợp lý các nguồn lực còn lại thông qua các công cụ thể hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Các công cụ mà ban lãnh đạo có thể dùng đến để quản trị doanh nghiệp đó là công cụ chính sách, công cụ tổ chức, công cụ pháp lý, công cụ tài chính… 

Bên cạnh việc hiểu rõ về bản chất của quản trị, việc làm rõ cấu trúc của một doanh nghiệp trước khi bước vào quy trình thiết kế là rất quan trọng. Cấu trúc doanh nghiệp là sơ đồ tổng hợp cơ cấu của doanh nghiệp với các bộ phận cấu thành được thể hiện rõ ràng về vị trí, mối quan hệ trong phân cấp, phân quyền và cơ chế phối hợp trong thực thi công việc. Ở sơ đồ này, doanh chủ và ban quản lý các cấp sẽ đảm nhiệm thiết kế chi tiết về các vị trí, phòng ban và nhiệm vụ, đảm bảo mối quan hệ giữa các cấp đáp ứng các nguyên tắc quản trị. 

Hiểu được bản chất chính là bước chuẩn bị đầu tiên nếu doanh nghiệp muốn tái thiết kế hệ thống quản trị và cấu trúc tổ chức. Điều này sẽ làm nền tảng cho các hoạt động thiết kế sau này, phù hợp với từng chiến lược thiết kế hệ thống khác nhau.

2. Nguyên tắc và quy trình thiết kế cấu trúc doanh nghiệp

Bất cứ một hành động thiết kế hệ thống đều cần phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Có rất nhiều nguyên tắc mà doanh nghiệp có thể dựa vào đó làm bàn đạp cho phát triển hệ thống quản trị. Mỗi nguyên tắc đều mang lại những hiệu quả quản trị khác biệt.

• Nguyên tắc thống nhất chỉ huy và cấu trúc quyền lực rõ ràng: Doanh nghiệp nhiều bộ phận cấu thành nhưng phải thống nhất về chỉ huy; Mỗi nhà quản lý cần rõ ràng về phạm vị quản lý, kiểm soát và chịu trách nhiệm; Mỗi nhân viên chỉ có một người cấp trên trực tiếp và chỉ báo cáo, nhận lệnh của người đó nhưng vẫn hợp tác với các bộ phận liên quan thông qua cơ chế phối hợp; Áp dụng kết hợp chiến lược tập quyền/ phân quyền
• Nguyên tắc cân đối: Bộ phận phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm; và khối lượng công việc giữa các bộ phận
• Nguyên tắc linh hoạt: Tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những  biến động của môi trường bên ngoài
• Nguyên tắc đảm bảo tính đồng nhất và tính đặc thù: Tương đồng giữa các bộ phận cùng cấp và đảm bảo tính đặc thù trong hoạt động

Sau khi xác định được bản chất và nguyên tắc của quản trị và cấu trúc doanh nghiệp, các học viên được chuyên gia hướng dẫn quy trình tái thiết kế hệ thống quản trị với 5 bước:

• Bước 1: Lựa chọn mô hình, sơ đồ hóa cơ cấu và hệ thống phân cấp, phân quyền, phân nhiệm
• Bước 2: Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu bộ máy quản trị và các đơn vị thuộc/ trực thuộc
• Bước 3: Thiết kế dòng chảy công việc trong toàn bộ doanh nghiệp
• Bước 4: Phân tích công việc và xác định vị trí việc làm
• Bước 5: Bố trí nhân sự phù hợp với vị trí việc làm

Tuân theo quy trình thiết kế hệ thống quản trị nghiêm ngặt, doanh nghiệp sẽ có được cấu trúc tổ chức chi tiết hoá và vận hành tổ chức thuận lợi hơn. Nhưng điều mà các SMEs cần lưu ý là không phải lúc nào cũng phải tái thiết kế mà cần dựa trên bối cảnh bên ngoài có biến động mạnh như suy thoái kinh tế, đối thủ cạnh tranh thay đổi chiến lược,… và dấu hiệu bất ổn bên trong doanh nghiệp như thiếu niềm tin giữa các cấp lãnh đạo, phân quyền không rõ ràng, nguồn lực bị lãng phí…

3. Thiết kế hệ thống chính sách nội bộ của doanh nghiệp

Chính sách nội bộ của doanh nghiệp là một tập hợp các biện pháp do các chủ thể quản lý trong doanh nghiệp (theo phân cấp) đặt ra để điều chỉnh đối tượng quản lý, quy định xử sự, giải quyết vấn đề nhằm đạt được mục tiêu trong quản lý, điều hành doanh nghiệp. Đó có thể là chính sách thành văn hoặc bất thành văn được thiết kế trong các quy chế, điều lệ, quy định và quy trình. 

Tương tự với quy trình thiết kế hệ thống quản trị, hệ thống chính sách nội bộ cũng có những nguyên tắc riêng đảm bảo doanh nghiệp được đi đứng hướng, xây dựng chính sách tối ưu cho cả doanh chủ – nhân viên. Việc xây dựng chính sách cần dựa trên nhiều nguyên tắc có thể kể đến như:

• Tính hợp pháp: Không trái pháp luật; Đúng thẩm quyền
• Tính mục đích: Luôn có tính toán, cân nhắc, lựa chọn; Để giải quyết vấn đề/đạt được mục đích nào đó
• Tính thực tiễn: Phù hợp với đặc điểm của công ty
• Tính hiệu quả: Đạt được mục tiêu trong quản lý; Kết quả cần lớn hơn nguồn lực đầu tư xây dựng và vận hành chính sách đó. 
• Tính dễ hiểu, dễ thực hiện: Quy định cụ thể, hạn chế ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, quy định chi tiết; Văn phong chính sách cần trong sáng, mạch lạc, đơn nghĩa
• Nguyên tắc khác: Chủ thể quản lý có thẩm quyền ban hành chính sách nào thì có quyền sửa đổi, bổ sung, đình chỉ, bãi bỏ chính sách đó; HĐQT có quyền đình chỉ, bãi bỏ mọi chính sách; Mâu thuẫn, xung đột thì Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông có hiệu lực cao nhất…

Quy trình xây dựng hệ thống chính sách nội bộ cho doanh nghiệp cần thực hiện chi tiết, chặt chẽ với 5 bước:

• Bước 1: Lập chương trình xây dựng chính sách
• Bước 2: Giao người chủ trì: Nếu là điều lệ, quy chế thì người chủ trì là Hội đồng quản trị, nếu là quy định quy trình thì người chủ trì là Tổng giám đốc
• Bước 3: Xây dựng Dự thảo
• Bước 4: Lấy ý kiến về Dự thảo
• Bước 5: Ban hành, công bố, đào tạo và truyền thông chính sách

Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù quy mô lớn hay nhỏ cũng đều cần có hệ thống quản trị và hệ thống chính sách nội bộ cho doanh nghiệp. Thông qua bài giảng của chuyên gia Đoàn Văn Tình tại Hội thảo Đào đạo, các doanh nghiệp tham gia đều đã có cơ hội trực tiếp tái thiết kế hệ thống quản trị, quản lý hiệu quả các nguồn lực, nâng cao hiệu suất toàn doanh nghiệp và tạo nên sự phát triển bền vững. Tái thiết kế hệ thống quản trị tổ chức chính là phương án rất hiệu quả giúp các doanh nghiệp có thể vận hành xuyên suốt, đứng vững hơn trên thị trường hiện nay.